電話対応の是非:会議中や対面中に電話に出るべきか?
なんば大国町の不動産エージェント ワンダーランド・久保田 博です。
ビジネスシーンにおいて、会議中やお客様との対話中に電話に出ることはマナー違反とされることが多い。しかし、実際には場所や状況によっては電話に出ることが有益であり、業務の効率化につながるケースもある。特に、オンデマンドでの対応を重視する人にとっては、電話を無視せず即座に対応することが重要である。
本記事では、会議中や対面中に電話に出ることのメリット・デメリットを整理し、それをどのようにビジネスの現場で活用するべきかを考察する。
1. 一般的なビジネスマナーとしての考え方
多くの企業やビジネスパーソンは「会議中や商談中に電話に出るのはマナー違反」と考えている。これは、次のような理由によるものだ。
①目の前の人を優先すべきである
直接対話している相手がいる場合、その場の会話に集中することが重要である。電話に出ることで、相手に「自分との会話よりも電話のほうが優先されている」と感じさせてしまう可能性がある。
②会議の進行が滞る
会議中に誰かが電話に出ると、その人が一時的に抜けることになり、議論の流れが中断される。また、他の参加者が「この話題はそれほど重要ではないのか?」と感じることもある。
③プロフェッショナルな印象を損なう
クライアントや上司の前で頻繁に電話に出ると、「この人はマルチタスクが苦手なのではないか」「礼儀がなっていない」と見なされる可能性がある。
このような理由から、多くの企業では「会議中の電話対応は控えるべき」とのルールが存在している。
2. それでも電話に出るべき理由
一方で、すべての状況において「電話に出ないこと」が最善とは限らない。特に、迅速な対応が求められる業務や、時間管理を重視する人にとっては、会議中や対面中でも電話に出ることのメリットがある。
① その場で対応しないと忘れるリスクがある
ある弁護士が「その時に対応しなければ後でするのを忘れるから」と話しているように、忙しいビジネスパーソンは一度電話をスルーすると、その後の対応を忘れてしまうことがある。
特に、弁護士・司法書士や医師、経営者など、多くの案件を同時に処理しなければならない職種では、「すぐに電話を取る→内容を確認→必要なら折り返す」というスタイルが効率的である。
② 緊急性の高い案件への対応
業種によっては、電話が緊急の連絡である可能性がある。たとえば、弁護士が裁判所や依頼人からの重要な連絡を逃すと、案件の進行に支障をきたすことがある。また、医師が患者からの緊急の相談に対応しないことで、大きな問題につながることも考えられる。
このような場合、電話を取らずに後で折り返すよりも、その場で一旦出て要件を確認し、必要に応じて対応する方が合理的である。
③ クライアントの信頼を得られるケースもある
一見、対面中の電話対応は失礼に思えるが、業界によっては「この人は常に対応してくれる」という信頼につながる場合がある。特に、24時間対応が求められる職種では、「いつでもつながる」という安心感が大きな価値を持つ。
3. 適切な電話対応のバランスを考える
では、会議中や対面中にどのように電話対応すればよいのか?
① 事前に「緊急時のみ電話に出る」ルールを決める
すべての電話に出るわけではなく、「このクライアントからの電話は出る」「社内の要件は後回しにする」など、優先順位を明確にしておくことが重要である。
また、会議の冒頭で「申し訳ありませんが、緊急の連絡が入る可能性があるため、電話に出ることがあります」と説明しておくと、相手に不快感を与えにくい。
② 電話の出方に工夫する
会話の途中で突然電話に出るのではなく、「すみません、重要な連絡が入ったので、少しお待ちいただけますか?」と一言断るだけで印象が大きく変わる。
また、「簡単に要件を確認し、折り返す」と決めておけば、相手を待たせる時間を最小限にできる。
③ スマートなツールを活用する
スマートフォンの「発信者情報」を活用し、重要な相手かどうかを事前に判断するのも一つの手だ。また、ボイスメッセージ機能を活用し、「ただいま会議中のため、緊急の場合はメッセージをお願いします」と自動応答する方法もある。
4. まとめ:柔軟な対応が鍵となる
会議中や対面中の電話対応は、単なるマナーの問題ではなく、業務の効率や信頼関係にも関わる重要な要素である。
原則として、目の前の人を優先するのがビジネスマナーとして適切。
しかし、業務の性質によっては、即時対応が信頼につながることもある。
最適なバランスを見つけ、事前の説明やツールを活用することで、スムーズな対応が可能になる。
ビジネスの世界では、「マナー」と「実利」のバランスが重要だ。従来の固定観念にとらわれず、状況に応じた柔軟な対応を心がけたい。
ワンダーランド久保田はどちらかというとオンデマンドでありたい為に直ぐに電話に出てしまうと思います。
これからも失礼の無いように気をつけますが、前にいらっしゃるときに電話に出たときはご容赦ください!
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⭐︎☆ 有限会社ワンダーランド☆⭐︎創業:平成2年4月
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大阪ミナミ 高島屋前の戎橋筋にあった、大阪市立精華幼稚園・精華小学校の出身です。現在エディオン。
なんばスケート場・なんばプール・千日ファミリープール、今あるマルイの地下にあった、ゲームセンター等を幼稚園の時から遊び場にし、小学生の時は、友達の雀球・アレンジボール、コインゲームセンター、雀荘などで遊び呆けて育ちました。
世間では、そんな風うに育てば、ろくな人では無いと思われるか知れませんが、門前の小僧みたいなもので、何をすれば駄目なのか、何をすれば良いのか、がわかるようになったように思います。
そんなこんなで今があります。
「戦争」「コロナ禍」「地震」「円安」「デフレ」。一体この不況はいつまで続くのでしょうか。多くの国民がこの暗いトンネルの出口を探そうとあえいでいます。
不動産業というのは、世間の人から客観的に見ても、「何か恐い」「騙される」「うそをつかれる」「ふっかけられる」等の先入観で判断されがちです。事実、我々不動産業者が同業者を見ても、「狐とタヌキの化かしあい」の様なところも事実あります。その様な部分を改善しょうともせず、勉強をせず営業努力も怠って業界自体も現在に至っています。
そのような中、やはり、お客様の喜びなしではやっていけません。私たちはお客様の笑顔を見るために、本当にいいサービスを本当に喜ばれるように、生意気かも知れませんが、感謝されるお客様をどれだけ創る事ができたのかが大切だと考えています。
しかし、現実は非常に厳しい。まずは、その訳をお聞きください。土地建物の売買の場合、売り物件はどうしても、知名度のある、信用力のある、大手に流れてしまいます。
買いの場合は、極端な話し、手数料が安ければと言われるお客さんもいらっしゃいます。要は業者などどこでもよく、ちゃんと取引が出来れば購入してくれます。 買うのはどこの不動産屋でも同じ!しかし、売るの時は、大手!と言う心理がはたらいています。
大手と街の不動産屋の大きな違いは、資金力・信用力はもとより、取引時の重要事項説明書などの書類関係など調査力と、丁寧さです。街の不動産屋は、道路・ガス・上下水道・隣地境界・道路関係などの面倒のかかる調査は最近やっと当たり前になってきました。全ての不動産屋がいい加減では決してありませんが、でも、私も含めてそうかも知れませんが、不動産屋などをやろうとする人は、一発逆転ホームランを狙うような、楽して儲けようと思う人が多いのも確かだとおもいます。
ワンダーランドの沿革は昭和33年に私の父が難波歌舞伎座裏で南新商事創業(不動産業 免許番号第1590号)。南新商事のお客様を受けつがず、平成2年敷津西に、何とか一年分の生活費を工面し有限会社ワンダーランドをオープン。ゼロからのスタートでした。
平成2年と言うと、バブルの絶頂期で土地を2~3週間も物件を抱くと数百万円も儲かるという時代でした。売買のお客様には金額も張るため、本当の歳(27歳)は言えず、33歳ですと嘘を言わないと信用もされません。
そして、不動産業さえすれば儲かると錯覚し、営業を始めたのですが、土地の値段も坂を転げ落ちるように下がり、なかなか売買の仲介ができませんでした。
私自身、まだ弱冠27歳で、妻と二人で事務所にいるだけで電話もかからず、月に1件賃貸の契約が出来れば良いほどで、売買などは皆無でした。幼い子供がいたために、事務所の2階には子供を寝さす部屋として2畳の和室(現在もあります)を作りました。妻と子を養うどころか、不動産業だけではどうにもならず、妻もパートに行き、そして、夜は子供が寝静まってから、なんとか輪転機のリースが通った機械で寒い冬も、暑い夏も、チラシ作成し、それを妻と二人で配りに歩きました。しかし、結果を出すことが出来ず。妻には迷惑ばかりをかけていました。
なんとか、かんとか5年ぐらい持ちこたえることができ、その頃から1人2人とスッタッフにも恵まれ賃貸にも力を入れ、売買と賃貸の両輪で営業を進め、おかげさまで、平成11年6月に、大阪市浪速区元町1丁目(私の実家)に2店舗目を出すことが出来ました。(2020年に難波店閉店)
いくらワンダーランドが儲らなくても、嘘をついて儲けたくはありません、お客様に喜んで戴き「また使ってやる」と言われなければと考えております。
皆様に支えられて、浪速区内の元町・敷津西・敷津東・大国・難波中・戎本町の木津中校区での売買・賃貸の仲介実績をあげられるようなりました。
その間、小学校や中学校のPTAの会長や地域のお手伝いをさせて頂くようになり、賃貸管理も雪が春の日差しで徐々に溶けるように、任せて頂けるようになりました。
今は、この様にいろんな角度から応援してくれた皆さんに感謝しています。現在スタッフは私・妻を含め7名(内宅建士6)です。
幸せ感は人それぞれ違うかも知れませんが、今ある自分は皆さんのおかげで生活できる事に心より感謝し、皆さんの喜んでいる顔を思い浮かべ、一意専心に物事にあたっていきます。
好きな言葉 死は好むべきにも非ず、亦悪むべきにも非ず。 道尽き心安んずる、便ち是死所。 世に生きて心死する者あり、身亡びて魂存する者あり。 心死すれば生きるも益なし、魂存すれば亡ぶるも損なきなり。 死して不朽の見込みあらばいつでも死ぬべし。 生きて大業の見込みあらばいつでも生くべし。