メールもFAXも無反応？不動産会社とのやり取りで困ったこと

不動産の仕事をしていると、日々さまざまなやり取りがあります。

社内でも、日常的に「こんなことがあった」と報告を受けることがありますが、今回は特に印象に残った、あるスタッフの体験談についてお話ししたいと思います。

実は、知人の息子さんが部屋を探しているということで、うちのスタッフがそのお手伝いをすることになったのですが、その過程で「これはちょっと…」と感じる出来事がありました。

入居希望者の申込書や身分証明書などを、関係する管理会社へメールで送付した——それは不動産仲介業務の中で、ごく日常的な流れです。

今回も、社員が丁寧に内容をまとめて、指定されたアドレスに送信しました。

ただ、それから何日たっても、相手からは何の音沙汰もありませんでした。

スタッフは「本当に届いているのか？」と気になり、メールアドレスを何度も確認しましたが、間違いは見当たらない。

送信エラーの通知も来ていない。つまり、通常通り届いているはずです。

それでも返信がない——となると、こちらとしては動きようがありません。

数日待てば何かしらの連絡があるだろう、と信じていた部分もありますが、日が経つにつれて「いや、これは信じて待っている場合でもないな」と感じ始めたそうです。

個人情報だから再送しづらいというほどではありませんが、連絡がない中で何度も同じものを送るのは、やはり抵抗があります。

「届いていないなら言ってくれれば再送するのに」「確認だけでもしてほしい」――スタッフとしてはそんな気持ちだったようです。

こうした状況になると、やはり思うのは、「またこのパターンか」ということ。

不動産業界には、業務の基本が徹底されていないまま、場当たり的な対応をする会社が残念ながら一定数存在します。

そのことを、現場のスタッフが改めて痛感した出来事でした。

スタッフからこの話を聞いて、特別驚いたというわけではありません。

私自身、不動産業界に長く身を置いていると、「連絡を返さない」「確認を怠る」「責任感に欠ける」といった業者に何度も出会ってきました。

もちろん、すべての不動産会社がそうだとは思っていません。

誠実に対応されている会社も多くありますし、むしろそういう会社同士とは気持ちよく取引が進みます。

ただ、業界全体として見ると、どうしても“いい加減な対応でも何とかなる”という空気を引きずってしまっている部分があるのも事実です。

そしてそのしわ寄せは、最終的にお客様に向かいます。

一部の業者の不誠実な対応によって、お客様が不安を抱いたり、手続きがスムーズに進まなかったりするのを見ると、本当に残念な気持ちになります。

私たちはそうした中でも、信頼を積み重ねていける存在でありたいと、常々思っています。

「送ったのに反応がない」というのは、メールだけでなくFAXでも同じです。

特に不動産業界では、いまだにFAXを主なやり取り手段にしている会社も多く、書類の受け渡しが曖昧になるケースも少なくありません。

メールであれば、送信履歴や受信BOXに残りますし、あとから検索することもできます。

ですが、FAXはそうはいきません。相手が紙で出力していて、それを誰かが間違って捨ててしまえば、それで終わりです。

弊社では、FAXを自動でPDF保存する体制を整えています。

ただ、毎日届くFAXの中には、明らかに関係のないチラシや勧誘、営業FAXも多く、受信リストが雑多になるのは避けられません。毎日、300メール以上、いやになります。

そこに紛れて重要書類を見落としてしまうリスクがあるのも現実です。

正直なところ、「本当に大切な書類は、できればメールで、件名も分かりやすくして送ってもらえると助かるな」と思う場面もあります。

メールもメールで、スパムや宣伝で溢れていますが、それでも検索やフォルダ分けができるぶん、まだマシです。

どんな手段であっても、「届いたかどうか」「確認したかどうか」というひとことを交わすだけで、ずいぶんやり取りはスムーズになります。

当たり前のことを丁寧にやることが、やはり大事なのだと感じます。

不動産の取引は、人と人との信頼関係で成り立っています。

その中で交わされる申込書や契約書といった書類は、単なる「紙のやりとり」ではなく、そこに関わる人たちの気持ちや時間が詰まったものです。

「送ったら、それを確認して、ちゃんと返事をする」

本来なら、そんな当たり前のやり取りが、業界の中では意外と徹底されていないことが多いと感じます。

弊社では、受け取った書類にはできるだけ早く返信をするようにしていますし、進捗についても都度お伝えするよう心がけています。

そうした積み重ねが、お客様との信頼を築く唯一の道だと思っています。

ややもすると、「事務的な確認だから、まあ後回しでいいか」となってしまいがちですが、そうした“ほんの小さな油断”が、取引全体の印象を左右することもあるのです。

今回は、スタッフから聞いた現場での出来事をご紹介しました。

不動産の現場では、こうした「連絡がない」「確認がない」というトラブルが、実は身近にたくさんあります。

私たちは、そんな業界の中でも、まっとうな仕事をしていきたい。

そう思いながら、日々の業務に取り組んでいます。

不動産は、人が動かす仕事です。だからこそ、一つ一つの対応を大切に。

今後も、安心して任せていただける会社であり続けたいと思っています。

不動産についてお困りのことは、ぜひワンダーランドにご相談ください。

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